OBTENIENDO UN MILLÓN,
DIEZ MILLONES -o más - de DÓLARES.
Autor: Becky Ardavín de Herrmann

Frecuentemente en mis veinte años como Procuradora de Fondos, he sido contactada por individuos que representan alguna institución al punto de intentar procurar $1,000,000, $3,000,000 o más de dólares y quieren saber qué tan preparados están para empezar la tarea.

Las preguntas típicas son: ¿Es razonable el anticipar que obtendremos $1,000,000 para el proyecto? ¿Deberíamos usar los servicios de Procuradores de Fondos profesionales? ¿Existe una guía o algún formato específico a seguir? ¿Existen algunos aspectos, a realizar o no, de los cuales la institución debería estar alerta en caso de que planeara colectar los fondos ella misma?

Ya no me sorprendo cuando me hacen esas preguntas pues he aprendido que la previsión o la comprensión de la importancia de la planeación de una Campaña es enormemente subestimada. En este punto sólo quisiera decir que en una Campaña exitosa, más del 75% del trabajo de la misma es realizado previamente a la verdadera petición de dinero. Las preguntas básicas que hago al individuo que me contacta son:

¿Ha realizado un estudio de factibilidad?
¿Tienen Ustedes algún donativo mayor no comprometido oficialmente?
¿Es la meta de la Campaña realista, esencial y presentada en la forma de un "CASO" de Campaña?
¿Han identificado su mercado y están convencidos de que el dinero esta ahí?
Cuando hablamos de liderazgo, ¿tienen a algún alto directivo con grandes dotes de líder que esté de acuerdo en servir a los fines de la Campaña?
¿Es éste el momento adecuado para realizar la Campaña?
¿Ha considerado utilizar ayuda profesional para la obtención de recursos financieros?

Las respuestas a la mayoría de estas preguntas serán encontradas a través de los resultados del Estudio de Factibilidad y del análisis de prospectos a donantes.

Ya que la obtención de fondos a gran escala se ha venido llevando a cabo por más de medio siglo, existe una gran experiencia contra la mensurabilidad de los prospectos de una institución para obtener recursos financieros. Ciertos elementos para una exitosa obtención de fondos son conocidos, no son materia de conjeturas y ciertamente son axiomáticos.

He identificado diez consideraciones básicas en la planeación de una Campaña Financiera de $1,000,000 ó más, cada uno de los cuales podría consistir en un capítulo independiente.

Nº 1. DEBE EXISTIR UNA NECESIDAD INCUESTIONABLE.
Los planificadores de una Campaña potencial deben ser aptos para claramente argumentar y documentar que el proyecto es sólido y razonable, de lo contrario nunca lograrán que despegue. Si $1,000,000 es la cantidad necesaria, nunca se puede hablar de un plan “B” por $750,000, o de un plan alterno “C” por $500,000. Si esto llegara a suceder, en este punto estarán Usted y la Campaña Financiera ultimados.

Nº 2. UN ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DEBE SER REALIZADO.
El Estudio de Factibilidad es la base para encontrar y analizar hechos para la planeación panorámica y de gran alcance así como de las acciones subsecuentes. Los resultados del estudio dictarán los cursos alternativos de acción a seguir:

¿Los participantes sienten que el rango de la meta es alcanzable?
¿Qué ven ellos como las fortalezas y debilidades de la institución?
¿Financiarán ellos el esfuerzo de Campaña y hasta qué nivel?
¿Cuándo es el mejor momento para realizar la Campaña?
¿Qué necesidades debe cubrir la institución para preparar la Campaña?

Nº 3. RECLUTAMIENTO DE UN PRESIDENTE DE CAMPAÑA.
El Presidente de Campaña debe traer a la misma una habilidad única y excepcional de liderazgo en lo referente a motivación, reclutamiento, organización, administración, solución de problemas, y experiencia en donaciones delicadas. El Presidente debe estar involucrado en la Campaña desde el principio.

Nº 4. DEBE DESARROLLARSE UN COMITÉ EJECUTIVO DE CAMPAÑA.
Esto puede empezar como un comité ejecutivo de miembros seleccionados del consejo de administración y desarrollarse como un comité oficial de Campaña conforme individuos clave son reclutados. Debe estar integrado por:
El Presidente de la institución.
Miembros selectos del consejo de administración.
Los directores institucionales de relaciones públicas y desarrollo.
Individuos del mercado de la institución (e.g. ex alumnos, miembros, usuarios, etc.).
Y sus funciones serán:
Debe tomar las decisiones iniciales (para acrecentar y acelerar el progreso de la Campaña).
Debe determinar, si ese es el caso, la utilización de profesionales para la obtención de los recursos financieros.
Identificar ventajas y desventajas.
Identificar las funciones/responsabilidades del Presidente, Director, Comité Ejecutivo, Asesores, y Procurador de Fondos.
Debe negociar los honorarios y el convenio verbal o escrito si se utilizarán los servicios de un Procurador de Fondos profesional.
Debe determinar los recursos que serán proporcionados – espacio físico, personal, procedimientos, etc.
NOTA: Si Usted va por “dinero grande” debe considerar fuertemente ayuda profesional en obtención de recursos financieros.

Nº 5. IDENTIFICAR EL MERCADO.
¿Quiénes serán su mercado (ex alumnos, miembros, empresas, fundaciones, será de especialidades)?
¿Tiene Usted de inicio donativos grandes comprometidos (con cartas de intención)?
¿Está la “familia institucional” preparada para ser la primera en dar? Usted siempre debe empezar con el Consejo y líderes de Campaña antes de solicitar a otros que den.
¿Ha Usted evaluado, clasificado y determinado niveles de rangos de donativos para sus prospectos?

Nº 6 IDENTIFICAR Y RECLUTAR AL LÍDER PRINCIPAL.
La motivación y el interés deben provenir del líder tanto del Consejo como de la Campaña
Los voluntarios reclutados deben tener un auténtico interés en la Campaña y deben querer que tenga éxito.
Deben tratar de reclutarse reconocidos triunfadores y culminadores de proyectos.
Los voluntarios reclutados deben permanecer constantemente conscientes que su necesaria presencia, su requerido esfuerzo y su aportación pecuniaria son absolutamente indispensables.

Nº 7. DESARROLLAR UN COMITÉ DE EVALUACIÓN Y CLASIFICACIÓN.
Que pronto inicie el trabajo sobre listas de prospectos.
Que desarrolle niveles de rangos de donativos para los prospectos.
Que recomiende la asignación de prospectos a divisiones acordes a la clasificación del rango del prospecto.

Nº 8. DESARROLLAR UN COMITÉ DE RELACIONES PUBLICAS.
El Director y los miembros reclutados para este comité deberán poseer altamente valuadas habilidades de relaciones públicas y de comunicación.
Que trabaje en los hechos encontrados en el Estudio de Factibilidad.
Que desarrolle “El Caso de la Campaña”.
Que desarrolle el plan maestro de relaciones públicas.
Que identifique las diversas fases: fase 1, fase 2, etc. (Preliminares de planeación, arranque de donativos mayores, arranque general de la Campaña, etc.).
Que haga al Caso suficientemente valioso ante los medios de información para que se interesen y así se mantengan.

Nº 9. UN PLAN DETALLADO DE ACCIÓN ES NECESARIO.
Los tiempos de cada paso son esenciales.
Deben elaborarse y distribuirse claras y precisas instrucciones.
Los voluntarios deben saber qué hacen y porque lo están haciendo.
La Campaña requiere una dirección fuerte y consistente.
El apartarse de los límites de tiempos previstos es costoso.

Nº 10. “EN LA FORMA DE PEDIR ESTA EL DAR”.
El dinero no llega porque le gente simplemente quiera darlo.
Solicitarlo “cara a cara y frente a frente” es la forma productiva más efectiva.
La inspiración para dar está directamente relacionada a la presentación del solicitante.

La fase final de la Campaña, muchas veces rechazada, es el sumarizarla. La forma en que los donadores son agradecidos por la institución, la programación de la publicación de la Memoria y crítica de la Campaña, los registros de nombres y datos, y las expresiones de aprecio hacia los voluntarios y solicitantes, se convierten en algo extremadamente valioso para la institución en referencia con acciones futuras.

Al principio de este documento se plantearon ciertos elementos de éxito en obtención de recursos financieros debidos a años de reportes realizados por profesionales del ramo, sin embargo algunos hechos no mencionados aún son:

· El 90% del dinero obtenido, provendrá del 10 al 20% de los donantes.
· La regla del “5” puede ser usada para determinar el número de donadores necesitados. El número total de prospectos a contactar divididos entre 5 nos dará el número aproximado de voluntarios solicitantes requeridos. Para reclutar líderes, continúe dividiendo entre 5, empezando por el número de solicitantes y construyendo una pirámide determine el número de equipos, Capitanes y Directores Divisionales que responderán al Director General.
· Otra línea de conducta a veces utilizada es la regla de “tercios”; 1/3 del dinero provendrá de los diez donadores mayores; 1/3 vendrá de los siguientes 100 donadores; y 1/3 de todos los demás.

Todos los señalamientos anteriores ayudan para determinar los modelos de donativos necesitados, los promotores voluntarios a reclutar, y en general para poner en perspectiva la magnitud del trabajo por realizar.

Es mi opinión de que dado el caso de que la obtención de fondos sea para una Universidad, una Iglesia, unas instalaciones comunitarias, organizaciones no lucrativas, o la renovación de un edificio histórico, si la necesidad de $1,000,000 (o más) resulta incuestionable, y la Campaña es debidamente planeada, el dinero allí se encontrará.

Source: beckyherrmann@shaw.ca